caasd
[metze/test/web/.git] / archive-policy.html
1 <!--#include virtual="/samba/header.html" --> 
2   <title>Samba - Policy for Archiving Mailing Lists</title>
3 <!--#include virtual="/samba/header_columns.html" -->
4
5 <h2 align="center">Samba list archive editing policy</h2>
6
7 <p>
8  This document outlines the conditions, requirements, and
9  considerations for processing archival edit requests.
10 <u>After</u> you have read the complete document, you may send any
11 comments to the address listed in this document.
12
13 <p>This document is based on the
14 <a href="http://www.w3.org/Mail/ArchiveEditingPolicy">W3C Archive Editing Policy</a>,
15 but please do not contact W3C about samba.org's policy.
16
17
18 <h3>Outline of the need for a policy</h3>
19
20 <p>
21  The effectiveness with which the Samba project attains its objectives
22  centers on a trust between participants.
23
24 <p>
25  Participants in samba.org activities, and subscribers to its lists,
26  where much of the day-to-day discussion of technical, operational,
27  and communications issues occurs, rely on the mailing lists and
28  archives to be persistently accessible repositories of e-mail
29  communications regarding the various activities and operations of
30  contributors.
31
32  
33 <p>
34  Accordingly, it is paramount
35  that the archives are maintained at a consistent level of integrity:
36  they should rarely be edited.
37
38 </p>
39
40  <p>
41  <b>If a sender posts to a public forum, it should be understood
42  the information will be publicly available in perpetuity.</b>
43
44  <p>
45  On the rare occasions that need arises to edit information contained
46  in archived messages, careful examination will be given to the
47  particular circumstances of the request, in order to ensure a fair
48  and balanced disposition.
49 </p>
50
51
52 <h3>Conditions for its application</h3>
53
54
55 <p>
56  The need for editing or excising material contained in an archived
57  message is addressed <em>only</em> when the sender of the archived
58  message requests it.  Carefully documented exceptions may be
59  considered.
60
61  </p>
62
63 <p>
64  A request for an archival edit is not a remedy for indiscriminate
65  handling of personal privacy information.  It is the sole
66  responsibility of each user of the archives to exercise care in the
67  disposition of privacy information.  Neither is the editing of the
68  archives an appropriate palliative for decreasing one's exposure to
69  spam or email viruses.
70 </p>
71
72
73 <p>
74  While we are sensitive to the need for protecting personal
75  information from exploitation by spammers, we cannot engage in the
76  revision of the archives for the sole purpose of decreasing one's
77  vulnerability to spam.  Neither can we revise archival material for
78  the purpose of updating personal contact information within posts:
79  archives are historical documents, not personal records.
80
81 <p>
82  Editing of the archives is also not a solution for accidental or
83  careless transmission of security-sensitive information.  If you do
84  disclose a password or similarly sensitive information, you should
85  change the password immediately.  Editing the archive will not regain
86  the security lost by broadcasting your password to hundreds or
87  thousands of readers.
88
89 <p>
90  If a poster wishes to correct, clarify or withdraw a statement made
91  on a public list, they should post another mail to do so.  List
92  archives will generally not be edited for these purposes.
93
94 <p>
95  Once information has been distributed through the samba.org mailing
96  lists it is no longer under our control.  Third parties can and do
97  run public or private list archives.  Even when a message is removed
98  from the archives on samba.org, it may still be retained elsewhere.
99
100 <p>
101  It is the nature of the archives to house, and make available, the
102  records of discussion in each of the individual fora.  Any request
103  for editing of the archives entails a change in these records, and is
104  very carefully scrutinized.
105
106
107  
108
109 <h3>Specific request components</h3>
110
111 <p>
112 All requests should include detailed justification that will give
113 evaluating staff a clear sense of the urgency and needs of the
114 requestor.
115
116
117 <p>
118 All requests will be examined by samba.org managers to ensure careful
119 and efficient processing of each request, and will receive either
120 positive or negative acknowledgment.
121
122
123 <p>
124 A request for an archival edit should include the following:
125
126
127 <ul>
128 <li>A complete detailed rationale for the request.</li>
129 <li>A precise description of the material to be
130 edited.</li>
131 <li>A statement indicating an understanding of this policy.</li>
132
133 </ul>
134
135
136
137 <h3>Evaluation of requests</h3>
138
139 <p>
140
141  Timeliness is paramount for effectively countering
142  any adverse circumstances resulting from posted
143  material in samba.org archives.  Mail sent to a list is 
144  immediately distributed to all subscribers of the list.
145  Therefore, requests should be submitted
146  as soon as the need for the action is identified.
147
148
149
150 <p>
151 It is difficult, at best, to account for the wide variety of
152 circumstances that might warrant favorable consideration for an
153 archival edit.  Some of those which may be favorably considered are:
154
155 <ul>
156
157    <li>The post is made to a public list and contains information
158    intended for an audience with more restrictive access controls.</li>
159
160    <li>The sender inadvertently divulges sensitive
161    project-related or security vulnerability information.</li>
162
163 </ul>
164
165 <p>
166  The Samba community provides the list and answers questions on the
167  list not for the sole benefit of the original poster.  By working on
168  mailing lists, and making the list archives public, we build an
169  ongoing body of knowledge.  The archive may be directly referred to
170  as a reference of history, may be searched for answers to similar
171  problems, and referenced in other ways.
172  
173 <p>
174  The request should demonstrate an ongoing harm that would be reduced
175  by editing of the archive, and that outweighs the need for an
176  accurate record.
177
178
179
180 <h3>Method of request</h3>
181
182 <p>
183  The request should be submitted by the sender of the archived post
184  via email to the team-only list, mailman.at.samba.org, in order to
185  assure that the issue is carefully tracked and archived for future
186  reference.
187
188
189 <!--#include virtual="/samba/footer.html" -->